Вы тоже верите в то, что делать больше работы — это хорошо, а делать меньше — плохо? Реальность же немного сложнее, чем оценка эффективности на основе объема работы, которую выполняет человек или организация.
В работе производственного предприятия было бы хорошо, если бы вы могли увеличить количество производимых единиц, одновременно уменьшая или, по крайней мере, не увеличивая затраты. То есть, меньше входящих объемов для получения большего количества продукции. Тот же принцип можно реализовать и в продуктивности непроизводственных организаций или вашей персональной продуктивности.
Когда вы пишете электронное письмо, содержащее более трех абзацев, оно будет последним, прочитанным получателями — если вообще будет прочитано. Если хотите, чтобы ваши письма читали и отвечали на них быстро, пишите меньше. Вы получите ответы гораздо быстрее и сделаете намного больше.
Сколько писем в день вы отправляете? Много?! Теперь, прежде чем отправить электронное письмо, подумайте, как лучше всего доставить ваше сообщение. Может быть телефонный звонок, короткое сообщение в чате или личный двухминутный разговор решит вопрос гораздо быстрее?!
Электронная почта — самый большой фактор, снижающий продуктивность человека. Пишите меньше, получайте меньше, выполняйте больше важной работы.
Вы когда-нибудь просматривали часовую презентацию с сотнями пунктов, цифрами и слайдами? Насколько эффективной была эта презентация? Сколько вы запомнили? Скорее всего, мало. Когда вы сосредотачиваетесь на меньшем количестве акцентов, ваша аудитория запоминает гораздо больше.
Сделать простую презентацию сложно. Поэтому решите — что оставить, а что можно убрать. Если вы сосредоточитесь на трех главных месседжах, вы увидите, что аудитория запоминает гораздо больше. Более того, если вы закончите презентацию раньше и "подарите" аудитории 10-20 минут для свободного общения, вы будете признаны лучшим спикером мероприятия.
Задумывались ли вы, почему встречи обычно планируются на один час? Потому что блоки календаря всегда делились по одному часу, а не потому, что это лучшая продолжительность встречи. Порой, лучшая встреча длится менее 15 минут.
Когда вы изменяете время встреч по умолчанию с 60 минут на 30, вы обнаруживаете, что встречи начинаются и заканчиваются вовремя чаще, их посещает больше людей, вы достигаете сути гораздо быстрее и запоминаете больше информации.
С одной стороны, это нелогично. С другой стороны, реальность такова, что люди могут планировать 20 задач в день, а выполнить им удается всего 10. Неспособность выполнять задачи, которые вы планируете, вызывает у вас стресс и переутомление, ваша энергия уменьшается и ощущение от пройденного дня не вызывает энтузиазма.
Вместо этого попробуйте запланировать половину объема работы, которую вы обычно выполняете, и, если вы все закончите раньше, переходите к завтрашним задачам. Это поможет вам чувствовать себя энергичнее и позитивно относиться к работе.
Сколько целей на 2020 год вы установили для себя? 10? 15? Вы думаете, что сможете их выполнить? Практика говорит об обратном.
Попробуйте выбрать из запланированных целей 2-3 наиболее актуальных и достигайте их в этом году. Вы сможете больше сосредоточиться на важных шагах и сконцентрироваться на конкретных целях, не распыляясь на десяток остальных.
С детства нам говорят, что еда дает энергию. В целом это так, но сегодня мы потребляем гораздо больше пищи, чем нам нужно, и для ее обработки требуется много энергетических ресурсов. Вспомните, как после сытного обеда, на вас наваливается усталость и хочется поспать. Ваша продуктивность в это время стремится к нулю.
Если вы уменьшите количество потребляемой пищи в обед, вы будете чувствовать себя энергичнее, а, значит, сможете выполнить больше работы.
В течение дня нам нужно принять массу решений: какую одежду надеть, что взять на обед, какой кофе выпить утром, какую заставку поставить на телефон, почитать книгу или посмотреть фильм… Эти выборы утомляют нас, а усталость от принятия решений замедляет способность принимать правильные решения в течение дня. Подумайте, какие выборы вы могли бы убрать из своей жизни, четко определив приоритеты. Тогда ваша способность принимать правильные решения в течение дня будет гораздо выше.
Чем меньше багажа вы берете с собой в поездку, тем быстрее вы перемещаетесь в аэропортах. Сколько раз вы, возвращаясь домой, понимали, что не одевали большую часть из взятых вещей?! Так может лучше изначально брать меньше и путешествовать только с ручной кладью. Так и вам будет легче, и времени насладиться поездкой станет больше.
Существует закон Паркинсона, который гласит: "Работа расширяется, чтобы заполнить время, доступное для ее завершения". Это означает, что если вы дадите себе два часа на выполнение задания, вам потребуется 2 часа на его выполнение. Однако, если вы дадите себе только один час, чтобы выполнить то же задание, это займет у вас всего один час.
Когда вы применяете закон Паркинсона к своей работе, вы обнаруживаете, что начинаете выполнять задачи, которые раньше занимали час или два за часть этого времени. Поэтому, когда вы сокращаете количество времени, доступного для выполнения вашей работы, вы получаете больше работы за это время.
Это только 10 примеров того, почему "меньше — это больше". Наверняка, вы сможете найти еще много примеров из жизни. Когда вы примените эти принципы к другим областям, вы обнаружите, что у вас больше времени, чтобы делать больше того, что вы любите делать.