Супровідний лист чи мотиваційний: у чому різниця й коли потрібен кожен

У середньому на перегляд однієї заявки від претендента HR-фахівець витрачає 7 секунд. Такі дані приводить Джеймс Рід, директор рекрутингової компанії REED. Як за таких умов привернути увагу рекрутера? Консультант із підбору персоналу Хасан Чугарі висловив таку думку:

«Ви маєте сказати, ви шампунь, що знімає свербіж шкіри голови й позбавляє від лупи, або шампунь, що відновлює пошкоджене волосся й робить його шовковистим. Розкажіть роботодавцю, як ви задовольните його ділові потреби».

Якщо хочете додатково розповісти про навички та досвід, додайте до резюме супровідний лист. Це короткий документ — зазвичай не більше ніж одна сторінка. Текст презентує претендента та доповнює дані. Аргументуйте, чому ви відповідаєте вимогам конкретної вакансії. Подальші роз’яснення від sendpulse.

Три види супровідних листів

Супровідний лист до резюме — це опис професійного досвіду, що відповідає вимогам посади. Також у тексті можна пояснити певні нюанси: наприклад, чому ви залишили попередню роботу.

Якщо в компанії немає активних вакансій, але ви хочете там працювати, відправте рекрутеру резюме, доповнивши його листом зацікавленості. Презентуйте себе як фахівця та перерахуйте причини, чому вас потрібно взяти в команду. Можливо, HR додасть ваші дані до бази кандидатів.

Якщо у вас є унікальні навички, надішліть ціннісну пропозицію — перелік досягнень та особливих знань, які стануть в пригоді роботодавцю. Скажімо, якщо ви не просто працювали організатором івентів, а підготували конференцію, де виступив президент міжнародної компанії, це привід скласти ціннісну пропозицію.

Чим супровідний лист відрізняється від мотиваційного

Між цими документами є різниця:

• Супровідний лист — це короткий текст-презентація та перелік причин, чому вас варто взяти на роботу, тобто лаконічні відповіді на вимоги роботодавця. Ідеальний варіант для людини з релевантним досвідом та необхідними навичками.
• Мотиваційний лист — розповідь про те, чому ви хочете працювати в компанії та чим можете бути корисними. Його варто написати, якщо у вас недостатньо компетенцій для посади, але ви готові швидко компенсувати «прогалини» в знаннях. Мотиваційний лист також необхідний, якщо ви хочете працювати як стажист.

Простими словами: якщо ви закінчили курси, доповнюйте резюме мотиваційним листом. Якщо вже маєте досвід та унікальні навички — супровідним.
Так, маркетолог-початківець написав мотиваційний лист, акцентувавши на своїх знаннях та мотивації.

Навіщо потрібен супровідний лист

Цінність супровідного листа залежить від запитів роботодавця та посади. Наприклад, якщо ви шукаєте роботу касиром у супермаркеті, достатньо подати резюме. Крім випадків, коли:

• компанія вимагає цей лист;
• у вас є цінний досвід, про який ви хочете розповісти докладніше.

Здебільшого документ необхідний претендентам на посади фахівців та керівників. Також це є актуальним для вакансій, на які претендує багато кандидатів. Чому не можна просто надіслати резюме? Причин кілька.

Привернення уваги

За інформацією рекрутингової платформи Work.ua, переважно HR-фахівці спочатку читають супровідний лист, і лише після — резюме. Якщо лаконічна презентація переконлива та нешаблонна, шанси кандидата на успіх зростають.
Привернути увагу можна, трохи відійшовши від офіційного стилю оповіді. Наприклад, претендентка на посаду редактора у листі нижче використала кілька професіоналізмів, наголошуючи, що знає мову цільової аудиторії блогу.

Позитивне перше враження

Супровідний лист — це список аргументів для роботодавця, чому потрібно вибрати саме вас. Ви описуєте досвід, особисті цінності та кваліфікацію, відповідаєте на потенційні питання, розповідаєте про причини подати резюме саме на цю вакансію. У кількох абзацах показуєте себе не тільки як людину з досвідом, а як цінного, вмотивованого фахівця.

Демонстрація цінностей

Резюме — це лаконічний перелік компетенцій, інформація про досвід роботи та досягнення. Це важливий документ, але він не створює необхідної емоційної реакції. Для цього й потрібен супровідний лист. У ньому ви можете:

• пояснити, які досягнення в кар’єрі найбільш важливі для вас;
• показати приклади розв’язання робочих питань;
• навести аргументи, чому ви підходите на посаду;
• продемонструвати готовність вчитися та розвиватися.

Прояснення деталей

Якщо ви змінюєте рід діяльності або переїхали до іншого міста, вам потрібно аргументувати це рішення перед потенційним роботодавцем. Супровідний лист допомагає це зробити.

Роботодавці все частіше шукають додаткову інформацію щодо кандидатів в інтернеті. Тому власний сайт-візитка підвищить ваші шанси на отримання бажаної роботи. Сервіс SendPulse пропонує простий та зручний конструктор, за допомогою якого можна створити інформативний лендінг навіть без знань у програмуванні або дизайні. Вибирайте підхожий шаблон, додайте інформацію про себе та контакти, відстежуйте статистику. Посилання на сайт можна додати в супровідний лист.

Особливості супровідного листа

Що писати в супровідному листі, щоб привернути увагу рекрутера та підвищити шанси на перегляд резюме? Даємо кілька рекомендацій.

Персоналізуйте лист

Створіть загальний шаблон листа, але змінюйте його структуру під кожну вакансію. Звертайтеся до конкретної людини — рекрутера або керівника. Описуйте переваги, які є актуальними для конкретного запиту роботодавця. Наприклад, якщо компанія шукає менеджера з досвідом продажів у Європі, і він у вас є, розкажіть саме про це.

Пишіть стисло та грамотно

Гарний супровідний лист — короткий. Постарайтеся створити хороше враження та довести, що ви найкращий кандидат на посаду, помістивши текст у 2–3 абзаци. Уважно прочитайте написане. Переконайтеся, що у тексті немає граматичних та інших помилок. 

Привертайте увагу

Рекрутери щодня працюють із сотнями чи навіть тисячами заявок, тому вони оптимізують час під час вибору кандидатів. Наприклад, читають лише перше речення в мотиваційному листі. Якщо воно нудне чи шаблонне — швидше за все, документ далі розглядати не будуть. Тому зробіть вступну частину нестандартною та привабливою. Водночас зберігайте діловий стиль.

Не обманюйте

Надайте лише об’єктивну інформацію про себе та свої навички. Досвідчений рекрутер швидко виявить перебільшення. А якщо ні — правда розкриється дуже швидко. Якщо ви претендуєте на вакансію, але якихось навичок не вистачає, визнайте це й розкажіть, як компенсуєте нестачу: наприклад, пройдете курси або переймете досвід колег.

Уникайте типових помилок

Елементи, яких не повинно бути в мотиваційному листі:

• Надмірний офіціоз або неформальний тон. Найкращий варіант — проста, професійна мова: наближена до ділової розмовної. Уникайте надмірного сленгу, фразеологізмів, натяків, жартів.
• Спроби «продати себе». Не перестарайтеся з перерахуванням власних переваг. Вам потрібно лише презентувати навички та якості, та розповісти, чому ви підходите на конкретну посаду.
• Різні шрифти, текст без абзаців, слова та речення, написані великими літерами. Хороша структура листа — це короткі абзаци. Оформити текст можна, орієнтуючись на офіційні вимоги. Наприклад, ДСТУ 4163:2020 визначає такі правила для ділових листів: шрифт Times New Roman з кеглем 12–14 та міжрядковим інтервалом 1–1.5.
• Єдиний шаблон для всіх вакансій. Універсальний супровідний лист без персоналізації — груба помилка.

Як написати супровідний лист

Разом створимо шаблон супровідного листа. Розкажемо, яка структура є найбільш привабливою і як її легко персоналізувати під конкретну вакансію. Ось що потрібно зробити:

1. Привітайтесь з адресатом.
2. Відрекомендуйтеся.
3. Вкажіть, на яку посаду претендуєте.
4. Напишіть про досвід та навички, важливі для цієї вакансії.
5. Поясніть, чому саме ви підходите для роботи.
6. Подякуйте адресату за увагу.
7. Залиште контакти для зворотного зв’язку.

Розглянемо кожний пункт докладніше. Для цього умовно розділимо текст листа на три частини: вступ, основну та завершальну частину.

Вступ

Привітайтеся. Дізнайтеся ім’я рекрутера. Якщо не вдалося, зверніться до керівника компанії. Наприклад: «Шановна Анастасіє», «Доброго дня, Дмитре». Якщо подаєте резюме на посаду у великій компанії або корпорації, краще вкажіть ім’я та по батькові адресата. Не вдалося? Напишіть «Шановний HR-менеджер [назва компанії]!»

У вступному абзаці після привітання відрекомендуйтеся, вкажіть вакансію та розкажіть, чим можете бути цінними:

• підкресліть досягнення;
• зазначте, що у вас є навички, яких потребує роботодавець;
• виявіть ентузіазм.

Наприклад: «Мене звати Владислав, і я з великим зацікавленням подаю заявку на вакансію менеджера з продажу. З огляду на мій 5-річний успішний досвід продажів в інтернет-магазині «Виделка», я впевнений, що можу бути корисним вашій команді».

Основна частина

Розкажіть, чому ви ідеально підходите на посаду. Згадайте про попередній досвід та напишіть, чим цікава ця вакансія. Крім того:

• перерахуйте визначні професійні досягнення;
• підкресліть, які навички та знання допоможуть вам у новій роботі;
• поясніть, як ваш накопичений досвід допоможе бізнесу роботодавця.

Наприклад: «З 2021 року я керував відділом мерчандайзингу супермаркету. За цей час я розробив нову стратегію розміщення товарів, оптимізував управління інвентаризацією, організував навчання персоналу, ініціював впровадження цифрової системи керування мерчандайзингом.

У результаті продажі за основними категоріями зросли на 25 %, кількість втрат знизилася на 30 %. Налагоджено централізовану систему генерації планограм та контролю за їх реалізацією.

Я бачу, що у вашому супермаркеті є потенціал для оптимізації поличного простору та викладення товарів, що покращить досвід покупців та підвищить продажі. Я готовий застосувати досвід та знання для досягнення цих цілей. З нетерпінням чекаю на можливість обговорити, як я можу бути корисним вашому супермаркету».

Важливо зберігати баланс: ви можете похвалити роботодавця, але без фальшу. Те саме стосується і самореклами: не перестарайтеся. Якщо це можливо, наведіть конкретні показники, які підтверджують ваш професіоналізм.

Як писати основну частину супровідного листа, якщо немає релевантного досвіду? Наголошуйте на знаннях, мотивації, активності.

Наприклад: «Мій диплом магістра економіки забезпечив широкий спектр знань у галузі зовнішньоекономічної торгівлі харчовими продуктами. Крім того, я працювала асистентом на кафедрі економіки та стала співавтором наукової роботи професора Іванова А. А. «Шляхи збільшення ефективності малого бізнесу в умовах цифрової економіки».

Завдяки цьому я здобула цінний досвід у дослідницькій роботі, а також покращила навички аналізу даних та складання звітів. Я зацікавлена ​​у вивченні теми цифрової трансформації бізнесу та впевнена, що мої знання можуть бути корисними для вашої компанії.

Готовність до навчання і прагнення розвитку допоможуть мені успішно освоїти нову галузь діяльності. Я готова докласти зусилля, щоб здобути нові навички та виконати поставлені завдання».

Завершальна частина

Правильний останній абзац — мотивація для рекрутера перейти до резюме. Підсумуйте одним реченням, чому ви — найкращий кандидат на вакансію, подякуйте HR-у й додайте заклик до дії. Наприкінці залиште номер телефону та email. Зробіть супровідний лист інтерактивним: вставте QR-коди на ваші профілі в соцмережах та месенджери.

Наприклад: «Я впевнений, що моя мотивація та професійні навички роблять мене ідеальним кандидатом на вакансію менеджера з продажу. Дякую вам за витрачений час. Розраховую на можливість особистої зустрічі для докладного обговорення моєї кандидатури.

Гарного дня!».

5 секретів ідеального супровідного листа

Як виокремитися з-поміж сотень інших? Є кілька рекомендацій:

1. Продемонструйте, як ви впишетесь у корпоративну культуру. Дізнайтеся про основні цінності компанії та покажіть, як їм відповідають ваші професійні та особисті риси.
2. Дайте відповідь на питання, які можуть виникнути в рекрутера. Наприклад: Чому ви пішли з попередньої роботи? Чому не працювали кілька місяців після весілля? Що вплинуло на рішення переїхати до іншого міста?
3. Покажіть, що знаєте компанію роботодавця. Проведіть дослідження, вивчіть бізнес-процеси, щоб зробити лист нешаблонним та персоналізованим.
4. Не перелічуйте всі досягнення: сконцентруйтеся на одному-двох. Розкажіть про них докладніше. Наголосіть, чим вони будуть корисні роботодавцю.
5. Забезпечте позитивний «цифровий слід». Часто особистий бренд надзвичайно важливий. Зацікавлений рекрутер обов’язково перевірить профілі кандидата в соцмережах. Опублікуйте кілька статей, що наголошують на вашій експертності. В соцмережах уникайте хейту, скандального контенту та інших матеріалів, що дискредитують вас.

Хороші та погані приклади супровідних листів

Для початку — приклад супровідного листа, який не приверне увагу рекрутера:

Чому лист поганий:

• Кандидат не потрудився знайти ім’я рекрутера чи керівника, обмежився загальним привітанням.
• Ціле речення присвячене причині звернення. Рекрутеру це не потрібно.
• Інформація про ключові навички та досвід змазана. Замість конкретики багатослів’я.
• Автор не перерахував вимоги до посади та не розповів, чи відповідає їм.
• Немає конкретних прикладів діяльності та інформації про ключові досягнення.
• Забагато пустих фраз: «успіх у досягненні цілей», «ефективна співпраця з колегами».
• Слабке останнє речення. Автор не показав, чому вважає себе найкращим кандидатом.

Тепер розглянемо приклад супровідного листа, який дочитає до кінця більшість рекрутерів:

Приклад ефективного супровідного листа

Чому лист хороший:

• Персоналізація. Автор згадує ім’я рекрутера та назву компанії.
• Сильна самопрезентація. Згадано відомий курс. Вказаний досвід роботи в релевантній сфері.
• Чітко продемонстроване зростання KPI.
• Перераховано навички: автоматизація, робота з інфлюєнсерами, аналіз негативу, розроблення стратегій
• Явна мотивація. Висловлено бажання працювати з топовим брендом, наголошено на зацікавленості у вакансії.
• Є заклик до дії: пропозиція щодо зустрічі та обговорення можливостей.
• Вказано контактні дані.
• Лист написаний ввічливо та по-діловому, без помилок, впевнено та позитивно.

Пам’ятайте, що супровідний лист — це ваш шанс справити перше враження на потенційного роботодавця. Приділіть час тому, щоб написати його уважно та грамотно, і він обов’язково допоможе вам виділитися серед інших кандидатів.

Читайте також

Мотиваційний лист: загальні поради, вимоги і структура

Мотиваційний лист: головна мета і правила написання

Джерело фото Depositphotos

Приєднуйтесь до нашої сторінки і групи у Фейсбуці, спільнот у Viber та Telegram